Apoyar la gestión administrativa y contable de AFEECI, A.C., mediante el registro, control, organización y seguimiento oportuno de las operaciones financieras y administrativas, la integración de documentación comprobatoria y la atención de requerimientos internos y externos. Contribuir a la confiabilidad de la información, al cumplimiento de los procedimientos institucionales y a la disponibilidad de documentación para la toma de decisiones, la comprobación de donativos y el cumplimiento de las obligaciones de la organización, en coordinación con la Coordinación de Proyectos Operativos y el despacho contable externo.

Funciones:

1. Registro y control administrativo-contable

Registrar y actualizar la información administrativa y contable que corresponda a sus responsabilidades, de acuerdo con los procedimientos institucionales.

Elaborar y emitir CFDI, incluidos los comprobantes de ingresos por donativos y cuotas de recuperación, conforme a la información y autorizaciones correspondientes.

Verificar que las facturas, recibos y demás comprobantes cuenten con los datos y requisitos correctos necesarios para su registro y archivo.

Solicitar a proveedores las facturas y los documentos pendientes relacionados con las adquisiciones y los servicios recibidos.

Realizar conciliaciones bancarias, revisión de los movimientos bancarios, las facturas recibidas y los comprobantes emitidos, identificando diferencias para su aclaración.

Mantener actualizados los registros y las bases de datos administrativas y financieras.

2. Seguimiento de ingresos, donativos y flujo de efectivo

Registrar y dar seguimiento administrativo a los ingresos recibidos por donativos, cuotas de recuperación y otros conceptos institucionales.

Dar seguimiento a los donativos recurrentes y a los cargos programados, cuando corresponda, verificando su registro y la documentación relacionada.

Elaborar y actualizar el control diario del flujo de efectivo, integrando los ingresos, egresos, saldos y pagos programados para su revisión por la Coordinación de Proyectos Operativos.

Integrar la información necesaria para identificar ingresos pendientes, movimientos por aclarar y compromisos de pago.

Mantener organizados los soportes documentales de los ingresos y egresos registrados.

3. Seguimiento de pagos y proveedores

Recopilar y organizar facturas, comprobantes y demás documentación necesaria para la programación de pagos.

Dar seguimiento a los pagos autorizados a proveedores, servicios, nómina, impuestos y otras obligaciones, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Mantener actualizado el control de pagos realizados y pendientes, e informar oportunamente sobre vencimientos o documentación faltante.

Solicitar y recopilar cotizaciones, contactar a proveedores y dar seguimiento a pedidos, entregas y documentación de compra.

Apoyar la integración de solicitudes de adquisición de materiales, papelería, artículos de limpieza e insumos para el comedor, conforme a las necesidades autorizadas.

4. Apoyo presupuestal y comprobación de recursos

Apoyar la integración y actualización de información presupuestal y de gastos, de acuerdo con los formatos y criterios establecidos.

Organizar y digitalizar la documentación comprobatoria de los gastos relacionados con la operación institucional y los proyectos financiados.

Integrar expedientes de comprobación con facturas, comprobantes de pago, cotizaciones y demás evidencias requeridas.

Identificar documentación faltante o inconsistencias en los expedientes y gestionar su atención.

Proporcionar a la Coordinación de Proyectos Operativos la información y los soportes necesarios para la revisión de gastos, el seguimiento presupuestal y la elaboración de informes para donantes.

Actualizar los registros de gastos por proyecto o fuente de financiamiento, conforme a los criterios establecidos e informes a los donantes.

5. Coordinación con el despacho contable externo

Recopilar, organizar y entregar oportunamente al despacho contable la documentación e información requerida para el registro contable y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Dar seguimiento a las solicitudes de información, aclaraciones y documentación pendiente.

Apoyar la integración de información relacionada con nómina, impuestos, facturación, ingresos, egresos y movimientos bancarios.

Mantener organizada la documentación recibida del despacho contable y canalizar a la Coordinación de Proyectos Operativos las observaciones o asuntos que requieran revisión o decisión.

Apoyar la localización y entrega de documentación para revisiones contables, fiscales y auditorías.

6. Control de inventarios, archivo y documentación

Mantener actualizados los registros de inventario de materiales, suministros y bienes que se encuentren bajo su control.

Apoyar el seguimiento de existencias y necesidades de reposición de papelería, artículos de limpieza e insumos para el comedor.

Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de documentación administrativa, contable, financiera y de proveedores.

Resguardar la información y documentación bajo su responsabilidad, manteniendo la integridad, confidencialidad y disponibilidad.

Actualizar las bases de datos y los expedientes institucionales que le sean asignados.

7. Atención y apoyo administrativo

Atender llamadas, mensajes y solicitudes administrativas, canalizándolos al área correspondiente cuando sea necesario.

Mantener comunicación de seguimiento con proveedores y otras personas interlocutoras para gestionar documentación, pagos, facturas y entregas.

Apoyar la elaboración y actualización de controles, reportes y listados administrativos solicitados por la Coordinación de Proyectos Operativos.

Informar oportunamente sobre pendientes, incidencias o situaciones que puedan afectar el cumplimiento de las actividades asignadas.

Realizar otras actividades administrativas relacionadas con el puesto, de acuerdo con las necesidades institucionales y las indicaciones de su responsable directo.

8. Supervisión de Servicios Generales

Supervisar y dar seguimiento a las actividades del personal de limpieza a su cargo, verificando el cumplimiento de las tareas asignadas y que las instalaciones se mantengan limpias, ordenadas y en condiciones adecuadas para la atención de NNAJ y el desarrollo de las actividades institucionales.

Verificar el uso adecuado de los materiales y artículos de limpieza, así como reportar las necesidades de reposición de insumos.

Informar a la Coordinación de Proyectos Operativos sobre incidencias, necesidades o situaciones que requieran atención, y dar seguimiento a las indicaciones correspondientes.

Presencial, de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas, con una hora para comida (ocho horas de trabajo efectivo).

$12,100 brutos con prestaciones de ley y servicio de comedor sin costo.

• Carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad, Finanzas o área afín.


• 
  

  Mínimo un año de experiencia en actividades administrativas y contables, preferentemente en organizaciones de la sociedad civil (OSC), asociaciones sin fines de lucro o proyectos de impacto social.

  
  


• Experiencia mínima de un año en actividades administrativas y contables.


• Conocimientos básicos de facturación electrónica, CFDI y documentación comprobatoria.


• Manejo de CONTPAQi, paquetería Office, herramientas de Google y plataformas colaborativas.


• Capacidad para organizar, registrar y verificar información con precisión.


• Habilidad para analizar datos, identificar diferencias y dar seguimiento a pendientes.


• Capacidad para trabajar de manera individual y en equipo.


• Comunicación oral y escrita clara y respetuosa.


• Organización, puntualidad y cumplimiento de plazos.


• Honestidad, integridad y confidencialidad en el manejo de información.


• Disposición para colaborar con distintas áreas y atender requerimientos administrativos.

Competencias profesionales 

• Manejo de operaciones aritméticas y análisis de información financiera.


• Conocimientos de facturación electrónica, CFDI, comprobantes fiscales y documentación administrativa.


• Manejo de CONTPAQi.


• Manejo de herramientas digitales para la gestión de proyectos, sistematización de información, gestión documental y análisis de datos, incluyendo paquetería Office, herramientas de Google y plataformas colaborativas.


• Organización, sistematización y seguimiento de actividades.


• Atención al detalle y capacidad para identificar inconsistencias en registros y documentos.


• Comunicación y trato profesional con proveedores, donantes y personal de la organización.


• Capacidad para priorizar tareas, administrar el tiempo y cumplir plazos.


• Trabajo colaborativo y comunicación asertiva.


• Capacidad para resolver problemas operativos y proponer mejoras en los procedimientos administrativos.

Cualidades personales

• Honestidad, integridad y confidencialidad en el manejo de información y recursos.


• Identificación con los principios humanistas y los valores institucionales.


• Organización, responsabilidad y puntualidad.


• Proactividad e iniciativa.


• Atención al detalle.


• Actitud de servicio, respeto y empatía en el trato con las personas.


• Disposición para el trabajo en equipo y la mejora continua.