Preparar y coordinar la planeación operativa y el seguimiento presupuestal de AFEECI, A.C., procurando el uso eficiente, transparente y oportuno de los recursos financieros y materiales, así como el cumplimiento de los objetivos institucionales y de los compromisos establecidos con donantes y aliados.

La persona responsable deberá dar seguimiento a los presupuestos, al flujo de efectivo y a los recursos destinados a los proyectos y la operación institucional; coordinar las actividades entre áreas; supervisar los servicios bajo su responsabilidad e identificar riesgos, desviaciones y necesidades de ajuste que contribuyan a la mejora continua, la toma de decisiones y la continuidad de los servicios en beneficio de niñas, niños, adolescentes y jóvenes (NNAJ).

Funciones:

1. Planeación y gestión de proyectos operativos

Coordinar la planeación y dar seguimiento a los planes de trabajo, cronogramas, presupuestos, indicadores y compromisos de los proyectos institucionales.

Identificar necesidades operativas y proponer ajustes y mejoras para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

2. Gestión presupuestal, flujo de efectivo y control de recursos.

Dar seguimiento al flujo de efectivo y a la disponibilidad de recursos para atender los compromisos y las necesidades operativas de la organización, en coordinación con Administración.

Dar seguimiento a la elaboración y ejecución de los presupuestos institucionales y de los proyectos, identificando variaciones y necesidades de ajuste.

Gestionar y realizar los pagos autorizados a proveedores y por otros conceptos institucionales, conforme a los procedimientos establecidos.

Revisar las solicitudes de compra y coordinar su aprobación con la Dirección General o el Consejo de Administración, según los montos y niveles de autorización establecidos.

Dar seguimiento a las adquisiciones y a la integración de la documentación comprobatoria de los gastos para la rendición de cuentas ante donantes.

3. Coordinación con otras áreas y supervisión de áreas a cargo

Coordinar la comunicación, los acuerdos y el seguimiento de necesidades operativas con las distintas áreas de la organización.

Supervisar y dar seguimiento a las actividades del personal de Comedor, Administración y limpieza, conforme a las responsabilidades asignadas.

Canalizar y dar seguimiento a los requerimientos de mantenimiento, en coordinación con el Consejo de Administración.

Identificar necesidades operativas y proponer acciones que favorezcan la eficiencia, la colaboración y la continuidad de los servicios.

4. Gestión de riesgos y cumplimiento institucional

Elaborar y actualizar matrices de riesgos, matrices de cumplimiento y calendarios de obligaciones y compromisos institucionales.

Dar seguimiento a la integración de información y documentación para atender requerimientos institucionales y obligaciones ante las instancias correspondientes.

Identificar riesgos e incumplimientos, proponer acciones preventivas y correctivas, e informar a la Dirección General y, cuando corresponda, al Consejo de Administración.

5. Seguimiento a donativos y gestión documental e informes

Coordinar la organización y actualización de expedientes, carpetas digitales y evidencias de proyectos y donativos.

Dar seguimiento a los compromisos, productos y resultados establecidos con donantes, así como evaluar la aplicación de los donativos y las oportunidades de mejora.

Elaborar reportes de seguimiento y sistematizar información para facilitar la toma de decisiones.

6. Seguimiento financiero y coordinación con el despacho contable

Coordinar con Administración y el despacho contable externo la atención de requerimientos y el seguimiento de acuerdos relacionados con la información financiera, contable y fiscal.

Dar seguimiento a la disponibilidad y actualización de estados financieros, informes y documentación contable y fiscal necesarios para la operación institucional, el cumplimiento de obligaciones y la atención de requerimientos.

7. Coordinación y supervisión operativa del comedor

Coordinar y supervisar la operación del comedor, incluyendo la revisión de menús, el seguimiento a insumos y adquisiciones, y el cumplimiento de los horarios y procedimientos de higiene.

Dar seguimiento a los registros de asistencia y consumo, así como identificar y gestionar necesidades de recursos, equipamiento y mantenimiento para la continuidad del servicio.

Presencial, de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas, con una hora para comida (ocho horas de trabajo efectivo).

Con prestaciones de ley y servicio de comedor sin costo.

• Licenciatura en Administración de Empresas, Administración de Proyectos, Gestión Organizacional o carrera afín. Deseable formación complementaria en gestión de proyectos, planeación estratégica, evaluación de resultados o gestión de organizaciones de la sociedad civil (OSC).


• Experiencia laboral comprobable en coordinación, gestión y seguimiento de proyectos operativos, preferentemente en OSC, instituciones de asistencia social o proyectos de impacto social. Experiencia en planeación operativa, seguimiento presupuestal, supervisión de servicios de alimentación, coordinación de equipos y elaboración de informes.

Competencias profesionales

• Indispensable elaboración, seguimiento y control de presupuestos, así como comprobación de gastos.


• Planeación, organización y seguimiento de proyectos operativos.


• Gestión, sistematización y análisis de información.


• Identificación, evaluación y seguimiento de riesgos operativos.


• Elaboración y actualización de matrices de cumplimiento y herramientas de control interno.


• Seguimiento a compromisos institucionales, convenios y requerimientos de donantes.


• Coordinación con otras áreas y gestión de equipos de trabajo.


• Elaboración de informes ejecutivos, reportes de seguimiento y documentos institucionales.


• Manejo de herramientas digitales para la gestión de proyectos, sistematización de información, gestión documental y análisis de datos, incluyendo paquetería Office, herramientas de Google y plataformas colaborativas.


• Capacidad de análisis, resolución de problemas, toma de decisiones y mejora continua.


• Habilidades de comunicación oral y escrita, negociación y manejo de conflictos.

Cualidades personales

• Compromiso con los derechos humanos y los principios humanistas.


• Identificación con la misión, visión y valores institucionales.


• Liderazgo propositivo y colaborativo.


• Responsabilidad, honestidad, integridad y confidencialidad.


• Orientación al logro de resultados y al cumplimiento de objetivos.


• Iniciativa y proactividad para identificar necesidades y proponer soluciones.


• Organización, atención al detalle y capacidad para priorizar actividades.


• Flexibilidad y capacidad de adaptación ante cambios.


• Comunicación asertiva, empatía y respeto en el trato con donantes, aliados, colaboradores, NNAJ, sus familias y demás personas vinculadas con la organización.


• Disposición para el trabajo en equipo y la colaboración entre áreas.