El auxiliar administrativo tendrá como objetivo brindar apoyo contable al Gerente administrativo y Contador

General. Es responsable de garantizar el orden del archivo completo de los registros contables locales y realizarun seguimiento de los egresos y de la relativa documentación de soporte relativa a los proyectos.

Brinda apoyo sobre gestión administrativa y contable al equipo sobre el terreno.

Bajo la supervisión directa del administrador de AVSI y la supervisión general del gerente de proyecto el auxiliar

administrativo será responsable por:

• Ayudar en la preparación y firma de los comprobantes de pago;

• Predisponer los presupuestos, órdenes de adquisición y órdenes de pago según la normativa interna

de AVSI;

• Recolectar toda la documentación necesaria para la firma de convenios, acuerdos y contratos;

• Apoyar a las figuras del proyecto en la obtención de los comprobantes fiscales de los gastos que

correspondan al proyecto.

• Proponer formatos y/o elementos que faciliten el control de la información administrativa sobre el

terreno relativa al proyecto;

• Realizar el registro y archivo de los gastos realizados por el proyecto y el registro de los cheques,

cambios, pagos realizados;

• Elaborar cotizaciones de bienes y servicios cuando sean requeridos por el proyecto, así como emitir

recomendaciones de compra en base a sus investigaciones cuando le sean solicitadas;

• Realizar el archivo de los registros contables locales;

• Realizar el archivo de la documentación relativa al personal contratado (registro de entrada/salida,

time sheet, documentos personales de contrato);

• Realizar el archivo de las solicitudes de empleo;

• Verificar la conformidad de las solicitudes de desembolso antes del pago;

• Asegurarse de que los documentos presentados cumplen con los estándares de los procedimientos

financieros;

• Realizar los pagos en efectivo, previa presentación de los documentos autorizados;

• Justificar regularmente las salidas de las cajas;

• Asegurar el mantenimiento de las cajas y velar por el efectivo;

• Realizar la conciliación mensual de efectivo con las entradas en el libro de caja y documentar el arqueo;

• Asegurar el almacenamiento de todos los expedientes relativos al historial del personal contratado;

• Proporcionar al contador toda la documentación de ejercicio, necesaria para registrar las

transacciones y preparar los informes financieros;

• Asegurar el cierre mensual de las operaciones e informes de gastos dentro del período fiscal.

• Apoyo al personal de campo en la elaboración de las bitácoras de mantenimiento vehicular y control

de gasolina.

• Participar en la elaboración de los informes financieros del Proyecto PROEDU;

• Garantizar la confidencialidad de la información obtenida durante la ejecución de las tareas.