Resumen

La coordinación trabajará en cercana colaboración con la Gerencia del Proyecto y la Dirección Sr de Operaciones y asistirá al equipo del Proyecto del Priceless Planet Coalition (PPC). Él o ella será responsable de apoyar los procesos administrativos, financieros y logísticos, manejar el proceso de adquisiciones de bienes y servicios, así como generar y dar seguimiento a los reportes administrativos y de adquisiciones necesarios. El/la coordinador(a) garantizará que en todo momento las políticas, procesos y regulaciones de CI sean implementadas correctamente y que los expedientes sean resguardados de manera segura clara y verificable.

Responsabilidades Clave

Adquisiciones y Logística:

Asistir al equipo del Proyecto en el manejo de los procesos administrativos y contractuales relacionados a las compras y adquisiciones de bienes, servicios y activos.

Informar sobre casos reales o potenciales de incumplimiento de las reglas o políticas aplicables a CI, el Proyecto o de la normativa nacional, especialmente en el área de adquisiciones.

Agilizar las solicitudes de viaje y las comprobaciones de gastos de los miembros del equipo del Proyecto.

Mantener aquellos expedientes del Proyecto, sujetos a auditoría, en físicos y electrónico de acuerdo a las políticas de CI.

Coordinar con otras áreas de CI el mantenimiento del equipo, muebles, materiales e insumos necesarios para la implementación de las actividades programáticas

Crear y mantener constantemente actualizado un inventario completo de los bienes del proyecto.

En coordinación con el equipo técnico del Proyecto, ayudar en la planeación y logística de eventos.

De manera expedita, realizar compras y organizar la logística del proyecto según las solicitudes del personal del mismo.

Acompañar y asegurar el cumplimiento en la difusión, publicación de convocatorias, proceso de concurso, selección y documentación de los procesos de adquisición.

Evaluar el desempeño de los proveedores y monitorear la prestación de los servicios.

Apoyar en la logística de actividades que se deban pagar en efectivo con cargo a los fondos de las actividades.

Establecer una relación comercial con proveedores de bienes y servicios.

Documentar el registro de las adquisiciones siguiendo las políticas de CI.

Realizar comprar, procesar facturas, contratar proveedores y ayudar en la elaboración de presupuestos.

Planificar eventos y reuniones para apoyar la implementación de actividades según las necesidades.

Dirigir las preguntas difíciles y situaciones inusuales al supervisor.

Asuntos Contractuales:

Apoyar en la elaboración de los informes requeridos, incluyendo los semanales, mensuales, trimestrales y anuales entre otros, según sea necesario.

Contabilidad y Finanzas:

Gestionar los anticipos para viaje de acuerdo con los estándares establecidos por CI.

Revisar y auditar los gastos de viaje, asegurando el cumplimiento con las comprobaciones de gastos.

Procesar y solicitar facturas, asistir en la contratación de proveedores y ayudar en la preparación de presupuestos.

Gestionar, administrar y mantener el pago de proveedores según las políticas de CI

Documentación y Comunicación Interna:

Mantener ordenada y clasificado en Sharepoint y en los canales apropiados de Teams toda la documentación administrativa y contractual sujeta a auditorias.

Coordinar al equipo a través de la plataforma Teams

Requisitos

Licenciatura en administración de empresas, finanzas o campos similares.

Al menos tres años de experiencia profesional en administración, finanzas u operaciones.

Dominio del idioma inglés hablado y escrito.

Excelentes habilidades y enfoque de servicio al cliente

Excelentes habilidades organizaciones y atención al detalle.

Capacidad para construir buenas relaciones con equipos multi-actores.

Capacidad para analizar información con el propósito de coordinar y planear actividades, así como de resolución de problemas

Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación

Capacidad para trabajar y actuar de forma independiente y con juicio en las tareas asignadas, basado en el análisis y la experiencia; el trabajo es diversificado y no siempre se ajusta a las prácticas y directrices

Habilidades

Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en español e inglés.

Capacidad para trabajar bajo presión para cumplir con las prioridades del programa.

Manejo de Word, Excel y Power Point (Microsoft Office tres seis cinco), entre otras.

Trabajo en equipo.

Iniciativa y Proactividad.

Habilidades Interpersonales.

Deseable

Experiencia con donadores internacionales

Capacidad para usar tecnología existente

Experiencia interpretando lineamiento para garantizar su cumplimiento mientras aseguran resultados

Experiencia trabajando remotamente y coordinando y organización reuniones virtuales.

Condiciones Laborales

Este puesto estará basado en la oficina de la Ciudad de México

Disponibilidad para viajar, incluyendo a localidades remotas.