Coordinación de voluntarios: asignación de funciones y compromisos

15/04/2014

Voluntariado Hacesfalta te comparte cómo puedes coordinar y asignar funciones a tus voluntarios de una manera más eficaz.
El coordinador de voluntarios, en conjunto con la responsable del área beneficiada por el trabajo voluntario, asignará actividades y tareas a realizar por el nuevo voluntario, así como los materiales y equipo necesario. Ambos ratificarán el tiempo y el periodo del voluntario y le señalarán que su trabajo será evaluado de acuerdo a los objetivos y metas de la oferta voluntaria.

En caso de que el voluntario apoye a la institución de forma virtual, se acordarán la forma y momentos en que se entregará el trabajo. Vale la pena que esta información se ponga por escrito para que quede en un documento como constancia de que hubo un acuerdo entre el voluntario y la institución. Ello debe integrarse al expediente del voluntario.

El coordinador de voluntarios proveerá de los instrumentos, herramientas o materiales que el voluntario necesite para realizar la labor objeto de su participación, y si la posición voluntaria es presencial, deberá asignarle su lugar y equipo de cómputo. El coordinador redactará un Acta responsiva describiendo los documentos, materiales, equipo y demás objetos que se hayan dado al voluntario.

Se deberá explicitar que éste asume la responsabilidad del buen uso de esos recursos (lo que refuerza también el Código de Ética) y que al término de su relación con la institución los devolverá y entregará todos los productos de su colaboración, con documentos escritos y archivos electrónicos, etcétera.

El coordinador explicará al voluntario los compromisos que la organización asume con él, tales como:

• Respetar su tiempo, tanto para reuniones a las que se le convoque, como para el trabajo voluntario que realice.

• Brindarle trato adecuado y respetuoso.

• Atender cualquier conflicto de interés.

• Cubrir, cuando proceda, los gastos de transporte y alimentación.

• Expedir constancias y cartas de recomendación por su aporte voluntario.

• Llevar una contabilidad horas/hombre sobre su aportación mensual.

• Dar créditos públicos por su colaboración e incluir su nombre en los espacios dedicados para ello (página electrónica, pizarra, etcétera)

• Si es el caso, brindar el uniforme, playera, gorra, pañoleta, chaleco, etcétera que le distingue como voluntario de la institución.

La institución y el coordinador de voluntarios son responsables de despertar e impulsar el compromiso en los voluntarios mediante la administración profesional de programa. Ello se logra en gran medida cuando el voluntario comienza a considerar a la institución como un medio para la obtención de satisfactores profesionales y personales, lo cual hará que se identifique aún más con la causa, la institución y la población beneficiaria.

El coordinador de voluntarios debe observar estos cambios y reforzarlos basados en una estrategia que tiene dos grandes pilares: el reconocimiento institucional con la contribución que cada voluntario hace y el agradecimiento por su trabajo.

Esperamos que esta reflexión te ayude a seguir fortaleciendo tus procesos para contar con un programa de voluntariado efectivo. Escribe a hacesfalta@cemefi.org y comparte tus inquietudes.

HacesFalta Cemefi

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