Voluntarios: Solucionando problemas en el trabajo
- Autor/a
- Maria Bosch
Es una historia de
Maria Bosch
Yo soy guatemalteca, pero viví en los Estados Unidos por varios años y fui voluntaria en una ONG llamada North Texas Food Bank (NTFB) donde específicamente mi trabajo conjunto a un grupo, fue averiguar por que no había retención de voluntarios en la organización. A continuación, tratare de contar un poco del problema y las soluciones que encontramos.
La NTFB tiene como misión: Eliminar el hambre distribuyendo comida y abarrotes por medio de una red de ONGs/ afiliados y aumentar el nivel de educación y conciencia en temas del hambre.
Durante los 21 años que ha servido a las 13 áreas el norte de Texas, el NTFB ha distribuido más de 233 millones de libras de comida. El NTFB es el 5to banco de comida mas grande de los Estados Unidos en libras distribuidas y es la 6ta ONG mas grande de la metrópolis tejana. Las oportunidades para involucrarse en esta organización son extensas.
Los voluntarios tienen 4 áreas de opción para escoger.
1. Bodegas
2. Eventos
3. ONGs Afiliadas
4. Oficinas
Como nos podemos dar cuenta, NTFB es muy grande, tienen mucho dinero, mueven una cantidad enorme de comida, tienen más de 125 afiliados y cientos de clientes hambrientos.
Para poder llevar a cabo su misión, NTFB cuenta con la ayuda de voluntarios que divide en cuatro áreas anteriormente mencionadas.
El problema que tenían era que había un nivel bajo de reclutamiento y retención de voluntarios. No podían contar con los mismos voluntarios siempre y tampoco estaban adquiriendo más.
Para esto hicimos una pequeña investigación de que se necesitaba para tener éxito en la administración de voluntarios para que la organización pudiera seguir ofreciendo su misión a tantos necesitados. (lastimosamente no tengo una copia de los resultados pero me recuerdo de algunos)
Primero que todo nos dimos cuenta que la manera de reclutar a los voluntarios en la organización no era eficiente. El NTFB no se estaba enfocando realmente en la NECESIDADES de los voluntarios y no les estaba gratificando por su trabajo. Se enfocaban más en las necesidades de la organización y no la de sus voluntarios.
También los voluntarios no se sentían identificados con la organización. Para resolver este problema hicimos que la organización implementara una hoja de evaluación del voluntario potencia donde le se le preguntaba su interés, expectativas y motivación al acercarse a NTFB.
De esta manera se les podía ubicar estratégicamente en lugares donde fueran más eficientes. Al hacer esto, nuestro reto fue entonces ver como hacíamos que los trabajos que se tenían que hacer (que normalmente son aburridos y tediosos) se convirtieran en retos desafiantes, de motivación y enseñanza para ellos.
Hicimos una revisión de el plan de organización de las actividades, proyectos y de las descripciones de puestos. Nos dimos cuenta que algunas personas no estaban contentas y se retiraban ya que cometían el error cuando aplicaban para hacer voluntarios de meterlos a actividades o proyectos que realmente no eran de su interés.
Un punto muy importante fue el de convencer a los lideres de voluntarios de tomar 30 minutos del tiempo cuando fuera la primera vez que un voluntario iba a participar ya que de esta manera podíamos tener una discusión del trabajo que se tenia que realizar reduciendo la ambigüedad. En esta reunión, también se les presentaría un video de la organización, su misión, visión, objetivos, metas, etc.
También, sentíamos que la gratificación o recompensa dada por el trabajo realizado no era suficiente. El problema estaba en que las responsabilidades dadas a voluntarios no eran muy significativas, no se les tomaba en cuenta como profesionales si no que como ayuda extra. Este era un problema de la cultura de la organización a el cual sugerimos cambios lentos en donde personas voluntarias tomaran papeles importantes.
Otro tema muy tomado en cuenta fue como hacerles el reconocimiento por sus horas de trabajo.
Nos dimos cuenta que las personas necesitan premios, reconocimientos y apreciación que corresponda a la razón de por que esta dando de su tiempo. Este descubrimiento fue muy importante por que anteriormente, la organización hacia una fiesta grande para todos sus voluntarios y nunca eran exitosas, además que se invertía mucho dinero en la organización de la fiesta.
Un ejemplo de dar reconocimiento que corresponda a la razón de su voluntarismo es por ejemplo, si una persona le gusta ser líder o el prestigio que da ser parte de una organización exitosa se le puede reconocer dándoles un cargo mas avanzado, introducirlos a personas importantes como a profesionales reconocidos o la junta directiva etc.
Además que también se aplico la regla de agradecer constantemente y de una forma personalizada a cada uno de los voluntarios. Para esto, se creo un formulario en donde el líder de los voluntarios documentaria los éxitos mas grandes de cada persona para agradecerle por específicamente esa contribución.
Algo importante es que nos dimos cuenta que a los voluntarios nunca les daban tiempo de dar retroalimentación. Creíamos que esto era un grabe error ya que no solo podían dar nuevas ideas de cómo mejorar el servicio o actividad, sino que también les daba validez a ellos. Así mismo, no todos los voluntarios no eran (solo escogían a un grupo representativo) y esto mandaba señales que a la organización no le importaba la calidad de trabajo de cada uno de los voluntarios.
Estos son solamente ejemplos de las actividades que se hicieron para integrar de mejor manera a los voluntarios. La revisión no solo fue una gran ayuda para entender a los voluntarios y sus necesidades, sino que al final, ayudo a la productividad de la organización. Tengo que ser sincera que no todos los cambios fueron aceptados en su totalidad pero si ayudaron de una manera u otra a mejorar la retención de los voluntarios. ¡Un saludo a todos!
